Tämä on Yleisurheilijat ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämän selosteen tarkoituksena on antaa rekisteröidyille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja yhdistys kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota Yleisurheilijat ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Laadittu 6.12.2021. Viimeisin muutos 25.4.2022
- Rekisterinpitäjä
Yleisurheilijat ry
Valimotie 10
00380 Helsinki
- Rekisteristä vastaava henkilö
Topias Koukkula
Puheenjohtaja
Yleisurheilijat ry
hallitus@yleisurheilijatry.fi
- Rekisterin nimi
Yleisurheilijat ry:n jäsenrekisteri.
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on laki (Yhdistyslaki 11§). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäsenistöön. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
- Rekisterin tietosisältö.
Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja: Henkilön koko nimi, kotipaikkakunta ja ilmoitettu sähköpostiosoite sekä varsinaisten jäsenten osalta jäsenperuste ja mihin asti jäsenyys on voimassa. Jäsenrekisterissä säilytetään tietoja niin kauan, kun henkilö on yhdistyksen jäsen. Mikäli jäsen erotetaan tai eroaa yhdistyksestä, tiedot poistetaan rekisteristä viipymättä.
Turvallisemman tilan -sivun kautta tehdyt yhteydenotot säilytetään niin kauan, kuin asian käsittely on kesken. Viestien sisällöt anonymisoidaan. Asian käsittelyn jälkeen tiedot poistetaan viipymättä.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
- Säännönmukaiset tietolähteet.
Yleisurheilijat ry kerää tietoja suoraan jäseneltä hänen täyttäessä jäsenhakemuksen verkkosivuilla tai ottamalla jäseneen yhteyttä sähköpostitse. Varsinaisten jäsenten jäsenperusteiden tiedot saadaan SUL:n ja Tilastopajan tietokannoista.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
Yleisurheilijat ry käyttää yhteistyökumppaneina ja alihankkijoina vain luottamuksellisia toimijoita. Henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanit tai alihankkijat voivat olla sijoittautuneet Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jolloin henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Huolehdimme siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista.
- Rekisterin suojauksen periaatteet.
Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa. Käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterin käyttö on sallittu ainoastaan henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja hallinta.
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Henkilötietojen poistaminen merkitsee samalla jäsenyyden päättymistä.
- Muutokset tietosuojaselosteeseen
Yhdistys voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse.